Algemene privacyverklaring Flapuit

Laatst gewijzigd op 10/01/2026

Flapuit hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy.

In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Flapuit houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dat brengt mee dat wij:

·       de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.

·       de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.

·       uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.

·       passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.

·       geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies).

·       op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren.

Als Flapuit zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.

Flapuit

Dorpsplein Slyps 10, 8890 Moorslede

flapuit.slypskapelle@gmail.com

Flapuit verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

Doeleinde / Rechtsgrond

Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Flapuit / Uitvoering overeenkomst

Om u via nieuwsbrieven en uitnodigingen te informeren over onze werking / Uitvoering overeenkomst

Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden / Uitvoering overeenkomst

Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid / Wettelijke verplichting

Voor archiefdoeleinden / Gerechtvaardigd belang

Om de leden te kunnen laten verzekeren / Uitvoering overeenkomst

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.
        Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam

-          Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)

-          Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten

-          Kenmerken eigen aan de werking: afdeling, deelname aan de werking, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep

-          Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen

-          Foto’s: om te informeren over onze activiteiten en voor archiefdoeleinden

-          Foto’s kunnen gebruikt worden op sociale media en de website van Flapuit in het kader van onze communicatie en promotie.

Door uw kind in te schrijven bij Flapuit gaat u akkoord met de verwerking van de persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

·       Voor het opslaan en beheren van gegevens maken wij gebruik van digitale platformen die voldoen aan de GDPR-wetgeving.

Daarnaast kan een lokale overheid gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.

Wij laten nooit persoonsgegevens verwerken door derden als we geen verwerkersovereenkomst met hen afgesloten hebben. Met die partijen maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.

Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens voor onbepaalde duur.

Gegevens worden bewaard zolang dit relevant is voor de werking van de jeugdbeweging of voor archiefdoeleinden.

Op eenvoudig verzoek van het lid of de ouders worden persoonsgegevens verwijderd, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om bepaalde gegevens langer te bewaren (bv. in het kader van verzekeringen of subsidies).

Beveiliging van de gegevens

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

-          Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische steekkaarten, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.

-          Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo’n manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen.

Uw rechten op het vlak van uw persoonsgegevens

U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die we van u of uw kind ontvangen hebben. Bovenaan in deze privacyverklaring staat hoe u contact kunt opnemen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons.

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.

Wijziging privacyverklaring

Flapuit kan haar privacyverklaring aanpassen. Wijzigingen worden aangekondigd via onze website of via rechtstreekse communicatie naar leden en ouders.